如果時間管理的好,要逆轉你的人生都不成問題!

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你一定聽過「時間管理」這個詞吧。相較之下我想你一定更常聽到這幾句話才對,「如果我一天有48小時就好了」、「時間怎麼過這麼快」、「事情這麼多,下班之前怎麼可能做得完」。其實只要一個人「常常」覺得時間不夠用,那他的生活通常都會陷入在瞎忙的狀態下,差別只是陷入的深或淺罷了。因為會這樣覺得的人一定是生活或工作上的事情太多太亂,覺得時間不夠,沒辦法將這些事消化處理完畢。久了之後便會心浮氣燥,生活跟狀態會惡性循環,自然就不會好過到哪裡去。

最差勁的工作狀態

這邊要說一下我過去自己的一個時間管理的小故事。首先,我獨自出來創業在家接案工作,但由於有兩個小朋友要教育,所以老婆專職在家照顧小朋友。全家的收入來源全靠我一個人,雖然在家工作時間相當自由,不過也因為有小朋友的關係,所以工作上一直無法專心容易被打擾,工作任務自然就容易發生完成不了的狀況。所以我一定要改變我的工作時間,增加工作效率。經由這個惡性循環,我早上無法工作,所以變成利用小朋友晚上睡著時間來工作,半夜工作因為超安靜且幾乎無干擾,效率真的很好,這種環境對於需要專心工作的我來說相當吸引人。但這樣的狀態過了一個月我便發現不對勁,我時常覺得身體不舒服,而且早上應該陪伴家人的時間我都在睡覺,重點是發現常熬夜真的會讓自己的思考變遲鈍,所以工作效率又慢慢開始往下掉。直到我女兒跟我說了一句「爸爸,為什麼你早上都在睡覺不陪我們玩」的時候,我整個人無助的攤坐在椅子上。回想當初自己出來創業的其中一個目的,其實就是要好好陪伴我的家人,因為工作並不是人生中的唯一,而我竟然正在朝著相反的道路前進。

啟動我的時間管理法

反正工作效率已經變差了,那應該不差我擺爛個幾天沒工作了。我決定花個兩到三天的時間,重新規劃我的工作任務及安排自己的工作時間。最後上網找到了「蕃茄工作管理法」,這個方法的精華就是在工作環境旁邊擺一個計時器,倒數計時25分鐘,在這25分鐘的時間內把所有心力都專注在工作上。因為旁邊有計時器,所以工作時會有無形的壓力來提醒你的大腦「時間快到了,要專心」。由於在25分鐘內需要高度專注、集中精神,因此在25分鐘結束後,需要休息5分鐘放空或起來做些什麼事都好。就這樣,每30分鐘為一個單位。

那既然這個做法是30分鐘為一個單位,變成我是不是應該把我所有的工作進行一下「切割」呢?我很努力的用 Google Tasks 工具將所有工作切割成很多個以30分鐘為一個工作單位的任務,接著再根據這些眾多任務進行工作順序的排序,並且規定自己每天只能進行8個單位的工作任務,也就是一天工作4小時,其他時間就是用在思考人生目標、陪伴家人以及如何優化自己的工作效率上。

這個方式實踐2個星期後,我發現工作效率提高的比半夜工作還要多的太多。也因為有在Google Tasks上安排工作任務,所以在Google行事曆上也能看到工作安排的「整體狀況」。有哪些工作什麼時候可以完成,只要照著計畫走,全都可以一目了然,因此內心自然也就踏實許多。這個過程中還意外發現,原來我還能夠有多餘的時間來安排閱讀,這讓我覺得相當不可思議。